Een brainstorm voorbereiden: dé drie stappen voor topresultaat

Dacht jij nog dat je alleen creatief kunt zijn als je zoveel mogelijk de structuur loslaat? En dat het klaarleggen van post-its genoeg voorbereiding is voor een goede brainstorm? Think again. Men zegt niets voor niets dat een goede voorbereiding 90% van het succes is. En met brainstormsessies is dat niet anders.

Als je niet langer teleurgesteld wilt zijn in wat brainstorms uiteindelijk opleveren en je een sessie wilt organiseren die écht zin heeft, zorg er dan voor dat je tijdens én na het voorbereidend gesprek met je opdrachtgever 3 essentiële stappen doorloopt: de Knowing, Feeling en Doing-driehoek, de Stakeholdercircle en de Checklist.

Deel 1: de Verkenningsdriehoek

Ga je met de opdrachtgever voor de beoogde brainstormsessie om tafel? Zorg er dan voor dat je je hebt voorbereid met de Verkenningsdriehoek. Deze geeft je handvatten om de huidige situatie, de drive van de opdrachtgever en de toekomstbestendigheid van de uiteindelijke plannen te doorgronden. Hoe gaan die drie factoren helpen het beoogde doel te behalen?

1.1 Knowing – schets de situatie

Maak de situatieschets: wat de kern van het probleem of de vraag? Wat heeft de opdrachtgever eerder al gedaan om het probleem op te lossen? Hoe groot is het probleem? Wat voor doelen heeft diegene voor ogen? Zorg ervoor dat je alle feiten op tafel hebt en je het plaatje voor jezelf compleet hebt.

Ontdek ook of jouw opdrachtgever de uiteindelijke beslisser is. Moet iemand anders uit de organisatie straks nog iets vinden van de resultaten? Of kunnen de plannen die uit de brainstorm komen direct uitgevoerd worden? Als jouw opdrachtgever geen harde beslissingen mag maken, kan het slim zijn om ook de echte beslisser aan tafel – of in ieder geval aan boord – te krijgen.

Ligt er een vraagstuk op tafel? Dan is ook het omtoveren van dit vraagstuk naar een goede brainstormvraag van essentieel belang. Hoe je dit doet, lees je in ons artikel 7 trucs om de perfecte brainstormvraag te bouwen.

1.2 Feeling – voel je de drive?

Tijdens dit onderdeel van het gesprek heb je je onderbuik nodig. Voel je echte oplossingsdrang bij de persoon tegenover je, als deze het over het probleem heeft? Merk je drive, energie en enthousiasme op bij de opdrachtgever om dit probleem op te lossen? Dan zit het wel goed. Groen licht voor de brainstorm!

Maar vertelt jouw onderbuikgevoel je dat de opdrachtgever deze brainstorm misschien wel niet écht wil? Hoor je deze vertellen over kansen en oplossingen, maar zit je opdrachtgever erbij alsof die daar heel ongelukkig van wordt? Dan betekent dit: oranje licht!

Bij oranje licht prik je door en breng je jouw gevoel ter sprake. Stel vragen en ontdek of deze brainstorm misschien een ‘moetje’ is. Zorg dat je vooraf weet of het om een alternatief teamuitje gaat, of dat de opdrachtgever zélf er niet perse zin in heeft. Dan bouw je de brainstorm heel anders op. Of kom je tot de conclusie dat een brainstorm niet the way to go is.

Als een brainstorm alleen voor de fun bedoeld is, is een creativiteitstraining of een mindstorm – een sessie waarbij deelnemers over hun eigen vragen brainstormen – veel geschikter. Brainstorm zinnig of brainstorm niet, zouden wij zeggen.

1.3 Doing – is dit future proof?

Niks is zo frustrerend dan een brainstorm met geweldige resultaten – en dat er uiteindelijk niets mee gebeurt. Daarom zaag je tijdens het gesprek door: is de opdrachtgever in staat een goed vervolg aan de brainstorm geven?

Check of de organisatie genoeg mankracht en middelen in huis heeft om de plannen uit te kunnen rollen. Gaan ze straks snel tot actie over met z’n allen? Ja? Mooi zo. Want voor minder willen we het niet doen.

Deel 2: de Stakeholder analyse

Tijdens deze stap focus je op de stakeholders van de brainstorm. Wie zijn de hoofdrolspelers in dit verhaal? Wie zijn de mensen die het meest worden geraakt door het probleem en de oplossing? Als je hier zicht op hebt, weet je ook wie je een rol wilt geven in de sessie – en wie niet!

2.1 Hoofd- en bijrollen

Pak het model erbij (of teken hem zelf, 3 cirkels is niet zo ingewikkeld) en vul de cirkels in. De mensen die het meeste voelen van de uitkomsten van de brainstorm zet je in het midden. Bijvoorbeeld de klant, maar misschien ook de opdrachtgever zelf. Daaromheen zet je de mensen die er zijdelings bij betrokken zijn.

Zet de mensen die invloed op elkaar hebben dicht bij elkaar in de buurt of juist heel ver weg.

Ook kijk je welke rollen deze mensen hebben. Zijn het (informele) beslissers, de mensen die je aan boord moet hebben omdat anders het feest niet doorgaat? Of zijn het beïnvloeders, die vanaf de zijlijn nog een aardige vinger in de pap hebben? Tot slot zouden het ook nog poortwachters kunnen zijn: secretaresses bijvoorbeeld, of de secretaris van het bestuur. Oftewel: de mensen die toegang geven tot hogere poorten.

2.2 Vorm een dreamteam

Nu je de hoofdrolspelers, bijrollen en andere betrokkenen scherp hebt, is het zaak om de ideale opstelling te maken voor het brainstormteam. En net zoals in de sportwereld, moet je niet alleen kijken naar wie de topspelers zijn, maar ook welke samenstelling zorgt voor de beste chemie. Misschien betekent dat wel dat dat belangrijke maar weinig enthousiaste afdelingshoofd niet mee moet brainstormen, maar misschien beter een andere rol moet krijgen. En dat je de receptioniste die altijd borrelt van de ideeën juist wél meeneemt.

Pro-tip: zorg ervoor dat je de doelgroep ook mee laat draaien in de sessie. Het is honderd keer effectiever als je je ideeën direct kunt testen bij de doelgroep – of dat zij zelf met ideeën komen die niemand anders had kunnen bedenken!

2.3 De formule voor een ideale samenstelling

Weet je niet goed wie je uit moet nodigen voor je brainstorm? Een handige stelregel is de 40/40/20 regel. 40% specialisten, 40% generalisten en 20% wizards.

40% specialisten: De experts, die alles weten van een onderwerp.

40% generalisten: Allrounders die genoeg weten van het onderwerp, maar ook thuis zijn in andere onderwerpen. Bij interne brainstorms zijn dit vaak mensen van andere afdelingen.

20% wizards: Dit zijn de wildcards, de tovenaars die voor een hoge mate van creativiteit gaan zorgen.

Behalve de wizards zijn er nog vier andere stereotypes die je tegenkomt tijdens het brainstormen: shadows, bosses, critics en deputies. Leer ze herkennen en doe daar je voordeel mee!

Deel 3: de faciliteiten van faciliteren

Je kunt inhoudelijk nog zo goed voorbereid zijn; als er straks tijdens de sessie niet genoeg papier en pennen zijn en de ruimte zo saai is als het maar kan, dan bereik je alsnog niet de best mogelijke resultaten uit de brainstorm die je zo graag wilt. Zorg er daarom voor dat ook de faciliteiten ideaal en tot in de puntjes geregeld zijn.

Bij wie ligt de verantwoordelijkheid van het regelwerk? Ook dat is essentieel om af te stemmen. Assumption is the mother of all fuck-ups. Van dingen als ‘jij zou toch de post-its meenemen?’ of ‘ik dacht dat jij de uitnodiging had verstuurd!’, wordt niemand gelukkig.

Verlies ook de details niet uit het oog. Het zal niet de eerste keer zijn dat de opdrachtgever zegt heel veel post-is op kantoor te hebben liggen. En dan blijken het er 50 te zijn, terwijl jij er 200 nodig hebt. Of het zijn alleen maar van die saaie gele, terwijl jij uitging van die leuke kleurtjes waar iedereen zo vrolijk van wordt.

Ook een geschikte locatie is mega belangrijk. Dat muffe hokje met systeemplafond gaat je niet te meest creatieve resultaten opleveren. Lees ons artikel over de Brain Fuel funnel om meer te leren over het kiezen van de locatie.

En dan.. check, dubbelcheck en driedubbelcheck!

Als je alle informatie bij de opdrachtgever hebt losgepeuterd, een goed gevoel hebt bij deze brainstorm, de stakeholders op een rijtje hebt, een dreamteam hebt samengesteld én de faciliteiten hebt afgetikt, is het tijd voor het afvinken van de nodige checklists.

Zo weet je zeker dat je niks hebt gemist om een uitmuntende brainstorm van de grond te kunnen krijgen.

Checklist 1: de 4 B’s van de opdrachtgever

      • Betrokken: heeft de opdrachtgever er zelf last van?
      • Bereid: gaat de opdrachtgever over tot actie bij goede ideeën?
      • Bevoegd: mag de opdrachtgever de benodigde beslissingen nemen?
      • Bekwaam: heeft de opdrachtgever de benodigde capaciteiten en middelen?

Checklist 2: deelnemers

      • Hoeveel deelnemers komen er?
      • Zijn er (40%) specialisten?
      • Zijn er (40%) 40% generalisten?
      • Zijn er (40%) 20% wizards?
      • optioneel: vertegenwoordigers van de doelgroep
      • optioneel: brainstorm stereotypes check (shadows, wizards, bosses, deputies, critics)
      • optioneel: man/vrouw ratio

Checklist 3: faciliteiten

      • Wie nodigt op welk moment de mensen uit?
      • Is er een ruimte gereserveerd?
      • Voldoet de ruimte aan alle eisen?
      • Welke materialen zijn er nodig?
      • Wie neemt wat mee?

Zo. Alles afgevinkt? Dan heb je alle voorbereidingen getroffen om van deze brainstorm een magische, zinvolle en effectieve sessie te maken. Go!

Ps. Wil je meer van dit soort artikelen, tips en methodes? Tijd om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief!